So betreibst du ein umweltfreundliches und ressourcenschonendes E-Mail-Postfach

Jede:r kann durch bewusstes Handeln an nahezu allen Ecken und Enden Ressourcen sparen und damit die Umwelt schonen. Wir legen dabei natürlich besonderes Augenmerk auf die Online-Welt. Doch nicht nur Streaming oder der Aufruf von Websiten benötigen Energie. Auch dein täglicher Blick ins E-Mail-Postfach ist auf die stetige Verfügbarkeit von E-Mailservern sowie deren geschützten Datenaustausch angewiesen. Dabei beachten viele Menschen, die Grundeinstellungen von E-Mailpostfächern als gesetzt oder machen sich keine Gedanken über Einsparpotenziale im E-Mailalltag. Mit unserem Blogbeitrag geben wir dir einige hilfreiche umweltschonende Tipps an die Hand, wie du mit jeder Mail Ressourcen sparen kannst.

Mails ressourcenschonend einrichten?

Selbstverständlich ist für die Umwelt das Beste, einen grünen Mailprovider zu nutzen (wir kennen da zufällig Einen ;)). Allerdings lohnt es sich auch, bei der Einstellung und Nutzung des eigenen Postfachs Obacht zu geben und bewusste Entscheidungen für die Umwelt zu treffen.

Zuallererst gilt es, die Grundeinstellungen deines Postfachs zu betrachten – nicht nur für frische Providerwechsler:innen. Idealerweise solltest du dich gleich nach der Lektüre an dein Postfach setzen und einige Einstellungen überprüfen. So kannst du schon bei deiner nächsten Mail mit gutem Beispiel vorangehen.

Postfachgröße festlegen

Allein beim Buchen eines neuen Postfachs vergleichen sicherlich alle zuerst, wie viel Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung gestellt wird oder im jeweiligen Pakte enthalten ist. Das ist verständlich. Schließlich will jede:r für sich das Beste rausholen. Doch ist das auch das beste für unsere Umwelt? Die meisten Webhoster:innen bieten in den Grundeinstellungen einen Speicherumfang von 1 oder 2 GB an. Das ist Platz für Tausende von Mails (ohne Anhänge gerechnet). Die Umwelt hingegen freut sich, je weniger Mails ein:e Kund:in im Postfach hortet. Alle ‚unnötigen‘ Mails verschiedener E-Mail-Nutzer:innen zusammengerechnet, zwingen die Anbieter:innen, entsprechenden Speicherplatz zur Verfügung zu stellen. Je weniger Mails du aufbewahrst, desto weniger Server muss dein:e Provider:in betreiben und zur Verfügung stellen. Insofern kannst du auch die Größe deines eigenen Postfachs reglementieren und in deinem Postfach oder deinem Kund:innencenter regulieren. Oder du teilst deiner:m Provider:in direkt mit, dass dir ab sofort weniger Speicherplatz genügt.

Brauchst du dein digitales Archiv tatsächlich über mehrere Dekaden?

Unnötige E-Mails regelmäßig – oder auch gleich – löschen lautet die Devise. Bist du einmal in den Grundeinstellungen deines Postfachs angekommen, kannst du an dieser Stelle auch gleich noch das regelmäßige Löschen von E-Mails beauftragen. Vergiss nicht, dass es nicht nur deinen Posteingang betrifft, sondern auch deinen Spam-Ordner und ‚Gesendete Objekte‘. Üblicherweise musst dich ohnehin einmal durch die Liste navigieren. Nimm dir die Zeit und lösche nicht benötigte Dateien gerne direkt und entleere dein Postein- und ausgang regelmäßig. Insbesondere der Spam-Ordner mag große Mails unnötig lange speichern. Genau dort sind Mails mit ungewöhnlichen Anhängen (Bilddateien etc.) zu finden, die du direkt, wöchentlich oder zumindest monatlich löschen solltest.

All jenen, die sich gern an die guten alten Zeiten erinnern, empfehlen wir die entsprechenden Daten und Mails herunterzuladen und nicht auf dem Online-Portal ständig abrufbereit zu lagern. Denn diese Daten müssen mit jedem Neustart deines Postfachs geladen werden und dies bindet Energie.

Newsletter – Sei ehrlich zu dir und der Umwelt

Newsletter bieten dir in allen Formen und Farben zu allen Themen hilfreiche Updates. Aber sie sind auch Aushängeschild und somit oftmals aufwendig gestaltet. Insofern solltest du dich fragen, ob du wirklich alle Newsletter brauchst, die du abonniert hast. Liest du sie regelmäßig? Blätterst du sie nochmal durch? Oftmals werden Newsletter einfach abonniert, um einen Gutschein oder Freebie zu erhalten und werden genau Null Mal gelesen. Also bestelle die Newsletter gegebenenfalls wieder ab oder lösche sie, nachdem du die News gelesen hast.

Anhänge – Reduzieren oder Alternativen nutzen

Beim Versenden von Anhängen empfiehlt es sich, diese am besten immer zu komprimieren. Du kannst deine Anhänge in einer Zip-Datei verschicken oder zumindest in PDF umwandeln. PDF-Dateien sind meist kleiner als eine Word- oder Excel-Datei, und können in verschiedenen Qualitäten gespeichert werden. So kannst du aus einer 10MB-Datei quasi nebenbei eine 10 kB-Datei erstellen und eine Datei ums Tausendfache reduzieren.

Gesendet-Ordner regelmäßig ausmisten

Werden Anhänge wie Rechnungen oder Abstimmungsentwürfe verschickt, werden diese E-Mails inkl. Anhang automatisch in ‚Gesendete Objekte‘ gespeichert. Wie soeben schon beschrieben, lohnt es sich auch diesen Ordner von Zeit zu Zeit auszumisten oder die Anhänge aus der gesendeten E-Mail zu löschen, wenn sie nicht benötigt oder anderweitig archiviert ist. Auch im Posteingang kann man Anhänge per Mausklick ‚ablösen‘.

Alternativen zu Anhängen

Darüber hinaus lohnt es auch über Alternativen des Mailanhangs nachzudenken. Fügst du einen Anhang bei, um ihn an mehrere Empfänger:innen zu senden, könntest du stattdessen auch eine (grüne) Datencloud nutzen, um deinen Teamkolleg:innen diese Datei zur Verfügung zu stellen und kannst darauf verzichten, dass gleich mehrere Empfänger:innen die Dateien in ihre Postfächer transferiert bekommen und diese öffnen müssen. Stattdessen verschickst du einen Link. Diese Möglichkeit gibt es beispielsweise in Teams, aber auch die Dienste von WeTransfer oder YouSendIt sind gute Alternativen, da dort der Anhang nur bis zum Abholen auf einem Server gespeichert wird.

Muss jede E-Mail von dir mit einem Logo versendet werden?

Eine Signatur ist hilfreich – sowohl für Solopreneure, Selbstständige und Geschäftsaccounts, aber auch Privatpersonen nutzen automatisierte E-Mail-Signaturen immer häufiger. Ein Logo ist dabei eine geeignete Visualisierung des Absenders. Doch ist das Logo in einer Signatur wirklich nötig? Wir haben selbst auch darüber nachgedacht – schon allein des Wiedererkennungswerts wegen, haben uns an dieser Stelle aber bewusst für die Einsparung entschieden: „Weniger ist mehr“. Denn wie für alle Bilddateien gilt auch bei Logos, dass diese zunächst geladen, verschickt und dann wieder geöffnet und angezeigt werden müssen. Für diese 4 Schritte benötigen die Postausgangs- und auch Eingangsserver Speicherplatz und Ladekapazitäten – also auch zusätzliche Energie, die gespart werden kann. Du kannst dein Logo auch auf einem Webspace wie deiner eigenen Homepage hinterlegen, anstatt es mit JEDER Mail als Anhang zu verschicken. Wenn du deinen Mails dennoch ein Logo beifügen möchtest, gilt die Faustregel: Je kleiner dein Logo ist, desto besser.

Sind Hintergrundbilder zwingend notwendig?

Gleiches gilt für etwaige Hintergrundbilder, mit der du theoretisch jede deiner Mails aufhübschen könntest. Die Idee ist insbesondere für die Menschen schön, die mittels Bildern besonders gut erreicht oder abgeholt werden können. Allerdings sollten an dieser Stelle gleich mehrere Aspekte bedacht werden.

Wem nützt es?

• Und sind die Empfänger-Briefkästen überhaupt so ausgestattet, dass sie diese Hintergründe öffnen können?
• Gibt es unter den Empfänger:innen möglicherweise seheingeschränkte Personen, die den Hintergrund überhaupt nicht wahrnehmen können?
• Lenkt der Hintergrund möglicherweise von den wesentlichen Inhalten ab?

Durch die Umweltbrille geschaut, spielen auch hier der Datentransfer und Ladezeiten eine Rolle. Ein Bild, ein Anhang, ein Hintergrund oder ein Logo zu laden verbraucht Energie. Durch recht schnelle Verbindungsleitungen fällt es uns als Nutzer:innen häufig nicht mehr auf. Dennoch müssen die verschiedenen Mailprovider bzw. Server diese Daten austauschen: Verschicken, Empfangen, Laden und Anzeigen.

Ein Ausflug in eine Region, in der es eher schlechte Internetverbindungen gibt, (oder auch eine Zugfahrt durch bewaldete Gebiete) gibt häufig darüber Aufschluss, ob es dieser Art von Mailergänzungen überhaupt bedarf. ;) Wer selbst erfahren hat, wie sehr sich Ladezeiten unterscheiden, um beispielsweise nur drei Zeilen zu lesen, wird sich in Zukunft überlegen, ob Anhänge wirklich notwendig oder nur ein lieb gemeintes (ergo verzichtbares) Beiwerk sind.

Und schon sind wir wieder beim Ursprung angelangt: Einstellungen prüfen:

Einstellungen für zu empfangende Bilddateien richtig auswählen.

Auch hier kannst du für dein Postfach individuell entscheiden, ob es alle Anhänge, Bild- und/oder Logodateien direkt automatisch laden und anzeigen soll. Vielleicht magst du diese Einstellung aber auch zurücksetzen und von Fall zu Fall entscheiden. So kannst du Energie sparen und nur das Herunterladen, was du auch wirklich haben möchtest oder dir hilfreich erscheint.